Como fazer um bom relatório de custos de manutenção predial

04 de abril de 2019 por Leankeep


Em qualquer setor, o orçamento financeiro é extremamente importante e tomar decisões sem uma base de informações, pode não ser a melhor escolha para os negócios. E quando falamos de custos de manutenção, um relatório específico se torna essencial para entender todos os processos, despesas e principalmente a saúde financeira da empresa.

Segundo a Helbling Management Consulting GmbH, “custos operacionais e de manutenção totalizam 85% dos custos totais de um imóvel, observando-se o custo total do ciclo de vida da infraestrutura”. Já dá pra imaginar o quanto é importante cuidar dos custos com a manutenção, não é mesmo?

A falta de um planejamento e de informações acaba ocasionando em retrabalho, uso elevado de mão de obra e mais gastos, pois dificulta a resolução do problema.

O que deve conter em um relatório de custos de manutenção?

Unidades, áreas e sistemas

É necessário saber os custos provenientes de cada unidade ou área (pavimento, andar, departamento, ala, etc) e sistema predial do empreendimento.

Para isso, é imprescindível ter todos os ativos mapeados e as informações de custos categorizadas para cada um deles. Desta forma, será possível identificar qual área tem a manutenção mais eficiente ou qual sistema custa mais caro.

Equipamentos, peças e materiais

Tudo o que é utilizado nas atividades de manutenção deve ser listado e especificado, até mesmo a quantidade de parafusos usados para fazer um conserto.

Além de ter o levantamento dos ativos e materiais em dia, é importante que a cada manutenção realizada, as quantidades sejam registradas para o item utilizado.

Assim, será possível analisar os custos categorizados por tipo de equipamentos, materiais e cada item da sua lista, trazendo uma visão bem mais ampla.

Perdas e falhas produtivas

A manutenção serve para garantir a qualidade e segurança da infraestrutura predial. Porém, nem sempre é possível evitar as falhas, mas é necessário estar pronto para solucioná-las. Nesse caso, não basta apenas resolver o problema, e sim documentar os custos provenientes dessas falhas, como tempo de parada do equipamento ou interdição da área, além dos custos com ferramentas, mão de obra e fornecedores utilizados.

Equipe de trabalho

Quando falamos de mão de obra, não basta apenas considerar a folha salarial. Todo investimento feito, como: treinamentos, compra de equipamentos e tudo o que for relacionado às equipes devem estar presentes no relatório.

Como reduzir custos?

Em primeiro lugar, apesar de parecer óbvio, conhecer o negócio e saber quais são os objetivos é o primeiro passo para poder traçar metas e desenvolver um bom planejamento. Nele deverá conter uma comunicação direta que possa ser compreendida por todos.

Além de ter uma equipe capacitada, também é necessário avaliar os fornecedores pelas experiências, recomendações e condições de pagamento. Contratar o profissional mais barato muitas vezes acaba saindo caro, pois o serviço pode ser de baixa qualidade e gerar retrabalho posteriormente, resultando em prejuízo para o negócio.

Como já citamos em outros conteúdos, o investimento na manutenção preventiva sai mais barato que realizar a manutenção corretiva. Portanto, investir mais tempo planejando as atividades da área, pode reduzir bons custos com os ativos.

Por fim, utilize indicadores de desempenho para analisar tarefas, para poder verificar a periodicidade de falhas e reparos e quais equipamentos mais necessitam de manutenção ou até uma possível troca.

Relatórios do Software Leankeep

Estamos vivenciando a era da transformação digital, e fazer o uso de planilhas de controle, se tornou uma prática ultrapassada. Adotar a inovação tecnológica de um software dedicado para manutenção, ajuda a elaborar melhores estratégias e soluções para os negócios.

O software Leankeep oferece mais de 60 tipos de relatórios e indicadores que mostram dados importantes de toda a operação predial, bem como relatórios de custos com ações preventivas e corretivas, por unidade, área, sistema, equipamentos e materiais. O software concentra desde o planejamento da manutenção, os registros do andamento e os resultados da operação. Assim, cada informação gera um feedback estratégico que aponta também a propensão de problemas e evidencia o que pode ser melhorado.

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