Gestão de Facilities: como reduzir custos de operações sem perder a qualidade na manutenção predial?

21 de setembro de 2018 por Leankeep Service


O desafio de todo gestor de facilities é manter a infraestrutura em pleno funcionamento, atrativa, com segurança e reduzir custos sem interferir na qualidade do serviço.  

Antes de tomar decisões de economia é importante se certificar que as medidas de ajustes e cortes sejam feitas sem que a percepção do cliente seja afetada e de que a redução de gastos não diminua a qualidade do serviço. Quando a ação é redução de custos dentro de uma empresa, esse objetivo pode impactar negativamente na satisfação do consumidor final, nas vendas ou no bem-estar do usuário do prédio. Tudo isso ocasiona a perda de vantagem competitiva e, como resultado, os concorrentes ganham espaço no mercado.  

Dessa forma, para reduzir custos e, ainda, melhorar a satisfação dos seus clientes, confira algumas ações que impactam diretamente na economia de operação dentro de um empreendimento:

Analise os custos de sistemas como o de climatização, hidráulico, elétrico e outros

Verifique os custos do empreendimento. Com novas metas e mudanças de processos é possível reduzir os custos dos sistemas. Criar programas para conscientizar os colaboradores sobre a importância desses hábitos e manter o padrão na execução dos serviços, garantirá uma redução significativa. É importante lembrar a eles que não é apenas um corte de custos, mas que é importante para manter a empresa competitiva, gerar crescimento, garantindo empregos e para tornar o empreendimento mais sustentável. Para isso, é importante checar se as ações continuam dentro das novas regras impostas e se ainda é possível fazer um ou outro ajuste de redução de desperdícios.

Ficar de olho nas ideias de colaboradores pode impactar em uma ação significativa. Pode ser que alguém saiba uma maneira mais eficiente de realizar o serviço em determinado setor, sem acarretar em custos extras e sem prejudicar a qualidade.

Deixe os processos mais transparentes e reduza a burocracia

Dentro de uma empresa a burocracia de alguns processos resultam em demora, diminuindo a qualidade do serviço e, muitas vezes, gerando retrabalho. Além de afetar a atividade principal da empresa, erros assim sobrecarregam os colaboradores e os desmotivam, podendo influenciar na entrega do serviço final. Para evitar isso é interessante inovar nos processos, contar com ferramentas de organização, com cronogramas e agenda de atividades, para deixar o serviço mais próximo da excelência.

Utilizar um software facilitará o alcance dessa mudança, otimizando os processos internos e até mesmo externos, proporcionando serviços mais ágeis, evitando falhas e fazendo com que a atividade seja entregue na hora e da forma que foi planejada.

Conte com a tecnologia para otimizar a sua gestão  

A tecnologia é a melhor forma de reduzir custos e não diminuir a qualidade dos serviços. Por meio desse recurso, os funcionários podem focar em suas atividades estratégicas, já que muitos processos internos serão otimizados.   

Ela melhora a comunicação entre os setores envolvidos, obtendo mais controle sobre os processos  empresariais, mais segurança com os dados e elevação da eficiências das atividades.

Como citamos anteriormente, integrar um sistema como o Leankeep Facility Software pode transformar a gestão de processos e controlar os diferentes consumos e serviços de instalações, sistemas e unidades de uma empresa ou indústria. O software e o seu aplicativo ainda facilitam a comunicação entre os gestores e colaboradores, garantindo mais mobilidade para as diferentes equipes envolvidas, resultando em operações e manutenções mais ágeis e eficientes. Tudo isso impacta no aumento do serviço de qualidade, evita erros, retrabalho, seguindo a meta de fazer os serviços e manutenções como planejado, evitando a compra de materiais desnecessários e até mesmo evitando corretivas, ações que sempre resultam em gastos não previstos em um empreendimento.   

Com as soluções de um software você monitora o fluxo de trabalho na organização, descobrindo gastos excessivos e identifica gargalos.  

Tenha uma boa comunicação com a equipe

Integrar equipes e fornecedores, sem ter ruídos e conflitos, é o segredo para fazer com que todos os setores funcionem bem e para que os colaboradores entendam e participem ativamente das metas do empreendimento.

Com uma boa comunicação será mais fácil para pedir e para o colaborador entender, por exemplo, a importância de manter a luz do ambiente ou equipamento apagado quando não estiver em uso. E, principalmente, compreender as negociações de horários de trabalho.

Aos aplicar essas ações, é relevante apresentar aos funcionários a economia obtida com a ajuda deles, reforçando assim a importância de usar apenas os recursos necessários para fazer a atividade. Também é importante mostrar que o gestor de facilities igualmente colabora para a redução de gastos e que ajuda para que outras equipes alcancem as metas de novos hábitos estipulados.  

Revise os contratos periodicamente

Para algumas empresas, as mudanças de processos podem resultar em espaços menores, economizando no valor pago em aluguel. Portanto, analise bem o espaço atual e veja na hora de renovação do contrato, se não é melhor negociar uma redução do preço ou procurar por outro imóvel  mais em conta. Observe as cláusulas de renovação com a consultoria de profissionais de contabilidade, que podem ajudá-lo a fechar os melhores acordos.

Revise contrato de fornecedores, se é possível negociar valores, pacotes ou até mesmo ir em busca de outros que possam proporcionar um atendimento e serviço diferenciado para o seu empreendimento.  

Reveja os contratos com empresas terceirizadas, para avaliar se há ou não um bom custo-benefício e se elas estão cumprindo com o que foi combinado no momento do contrato. É necessário verificar se a empresa fornece treinamento e capacitação contínua para seus colaboradores, para garantir a qualidade dos serviços prestados e que eles atendam as últimas tendências do mercado, mantendo a sua empresa sempre competitiva.  

Como apresentamos, algumas mudanças estratégicas, até mesmo simples, na gestão de facilities podem ocasionar grandes impactos positivos dentro de uma empresa.  

Fonte: Morhena.

Este conteúdo foi útil?


Quem Somos

O Leankeep é um software que garante uma visão ampla da gestão de manutenção e operação predial, otimizando as atividades e processos com agilidade e desburocratização.

Aqui no Blog do Leankeep, você encontra informações sobre as soluções do software e, também, notícias do setor, novidades na legislação e dicas para realizar uma gestão predial de excelência.

Escolha o seu segmento: Building, Hotel ou Service e acompanhe as dicas para aprimorar o desempenho do seu empreendimento. Assine a nossa newsletter abaixo!

Fale Conosco

Quer saber como o Leankeep pode otimizar a gestão da sua empresa? Entre em contato conosco. Ficaremos felizes em atendê-lo!

Nome:

Empresa:

Telefone:

Email:

Mensagem: